von Aktualisiert am 29. November 2025
Die Begriffe Flex Desk und Identität kamen in meinem Kopf zusammen als ich einen LinkeIn Post mit Foto von meinem geschätzten Kollegen Willy C. Kriz gesehen habe. Es zeigte kein spektakuläres Bauprojekt, keine technische Innovation, sondern ein schlichtes Büro. Es war leergeräumt, aufgeräumt, bereit für die Zukunft. Der begleitende Text im LinkeIn Post: „Change geschafft 🎉 Mein ehemaliges Büro ist nun ein Flex Desk Office (und clean desk 👍).”
Was zunächst wie eine alltägliche Veränderung klingt, steht sinnbildlich für etwas viel Tieferes: den Wandel unserer Arbeitskultur. Und mich hat zum ersten Mal die Frage beschäftigt, was eigentlich passiert, wenn Flexibilität auf Identität trifft.
Die neue Normalität: Flexibilität statt Besitz
Flex Desks, Shared Offices, Clean-Desk-Policy, das sind Begriffe, die für viele längst Alltag geworden sind im New Work. Sie versprechen Effizienz, Agilität und die Freiheit, überall arbeiten zu können. Ich habe solche Themen bereits in Beiträgen wie Hybride Arbeitsmodelle und deren Auswirkungen und Einfluss von Co-Working Spaces auf die Immobilienbranche behandelt. Doch habe ich bisher noch nicht daran gedacht, dass sich hinter dieser Freiheit auch eine subtile Form des Verlusts verbergen kann.
Ein persönlicher Arbeitsplatz war früher mehr als nur ein Tisch mit einem Bildschirm. Er war ein kleiner Mikrokosmos: Fotos, Konferenztags, Bücher, Notizen, die eigene Tasse uvm. Alles sichtbare Zeichen von Zugehörigkeit und Geschichte. Beim Flex Desk ist das einzig persönliche am Arbeitsplatz womöglich nur noch der Bildschirmhintergrund.
Nun, wenn all das verschwindet, entsteht neuer Raum. Aber Raum für was genau? Für Wandel, ja. Für Zusammenarbeit, sicher auch. Doch vielleicht auch für eine neue Form von Entfremdung?
Flex Desk und Identität – Wenn Orte Bedeutung tragen
In der Bau- und Immobilienwirtschaft sprechen wir oft über Räume, Flächen und Strukturen. Wir sprechen über Gebäude als funktionale Systeme. Doch Räume sind mehr als Quadratmeter. Sie sind Träger von Identität, Kultur und Erinnerung. Wie der Geograph Yi-Fu Tuan in seinem Klassiker Space and Place (1977) formulierte:
„Space becomes place when we endow it with value.”
(Raum wird zum Ort, wenn wir ihm Wert beimessen.)
Yi-Fu Tuan (1977)
Aus diesem Zitat lese ich, dass erst die menschliche Erfahrung einen Raum in einen Ort mit Bedeutung verwandelt. Ein Büro, das über Jahre hinweg gewachsen ist, spiegelt eine persönliche Reise wider: die Entwicklung von Projekten, das Lernen aus Fehlern, die Begegnungen mit Kolleginnen und Kollegen. Wenn ein solcher Raum „neutralisiert” wird, dann geht doch auch ein Teil dieser Geschichte verloren, oder? Zwar nicht in uns, aber die Zeichen, die uns an die zahlreichen Geschichten, Erlebnisse und Erfahrungen erinnern.
Auch die Architektinnen und Architekten Denise Scott Brown, Robert Venturi und Steven Izenour erinnerten in Learning from Las Vegas (1977) daran, dass selbst funktionale Gebäude symbolische Bedeutung tragen. Räume kommunizieren und damit auch, ob sie Zugehörigkeit fördern oder austauschen.
Das ist kein Plädoyer gegen flexible Arbeitsformen, in keinster Weise. Es ist ein Hinweis darauf, dass wir den menschlichen Faktor des Wandels nicht übersehen dürfen. Wir müssen den Menschen noch immer im Zentrum unserer Bemühungen sehen.
Flex Desk – Clean Desk – Clear Mind?
“Ausmisten”, “Digitalisieren”, “Flexibilisieren”, diese Schlagworte klingen modern und befreiend. Und ja, Loslassen kann befreiend wirken. Doch wer vor einem leeren Schreibtisch steht, spürt: Es geht nicht nur um Effizienz, sondern um etwas zutiefst Persönliches – die Beziehung zwischen Mensch und Raum. Natürlich gibt es dazu auch Untersuchungen. Beispielsweise zeigen Saxbe & Repetti (2010), dass visuelle Ordnung und Struktur den Stresspegel senken können. Das ist gut, doch gleichzeitig warnen sie davor, dass übermäßige Sterilität das emotionale Wohlbefinden mindert. Das bedeutet, wie in jedem Transformationsprozess: Veränderung gelingt nur, wenn sie nicht allein organisatorisch, sondern auch emotional begleitet wird. Nachfolgend ein paar Inspirationen.
a) Rituale des Loslassens
Teams könnten kleine “Reset-Rituale” einführen, um physisches und mentales Aufräumen zu verbinden:
- Ein monatlicher “Reset Friday”, an dem Schreibtische und Projekte gleichermaßen reflektiert werden.
- Oder die Frage im Team: “Was brauche ich, um produktiv zu bleiben und was darf ich loslassen?”
So wird Ordnung zu einem Moment bewusster Selbstreflexion und zur eigenen Entscheidung und nicht zu einer Vorschrift.
b) Emotionale Anker am Flex Desk statt materieller Spuren
Ein leerer Schreibtisch kann kühl wirken, aber emotionale Anker müssen nicht materiell sein.
- Eine kleine, digitale Collage als Bildschirmhintergrund mit Fotos oder Symbolen kann denselben Effekt haben.
- Oder ein kurzes “Check-in”-Ritual zu Beginn des Arbeitstags, um innerlich anzukommen. Vielleicht verbunden mit einem Team-Emoji oder einer kurzen Statusmeldung im Chat (“Mood of the day”).
Das schafft persönliche Resonanz, auch ohne physische Gegenstände.
c) Der “Mindful Desk” als Gegenmodell
Anstatt den “Clean Desk” als Ideal zu sehen, könnte man ihn als Ausgangspunkt für einen “Mindful Desk” verstehen:
- Ein Arbeitsplatz, der bewusst gestaltet ist, klar, aber nicht steril.
- Vielleicht ein einzelnes Symbol (z. B. eine Pflanze, ein Zitat, ein digitales Widget), das Fokus und Ruhe vermittelt.
- Visuelle Anker (ein dezentes Licht, natürliche Materialien) können das Wohlbefinden fördern.
Die Umweltpsychologen Rachel und Stephen Kaplan zeigten 1989 mit ihrer Attention Restoration Theory, dass natürliche Elemente wie Licht, Pflanzen oder Holz nachweislich die mentale Erholung und Konzentration fördern. Ähnliches findet sich auch im Gensler Workplace Report (2023). Mindful Desk wäre damit das Gleichgewicht zwischen Ordnung und Persönlichkeit.
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Weiterlesend) Reflexionsräume schaffen
Wenn Veränderung auch emotional begleitet werden soll, braucht sie Orte dafür:
- Kleine “Reflection Corners” im Büro, in denen Menschen nachdenken, innehalten oder kurz Abstand gewinnen können.
- Akustisch oder visuell abgeschirmte Nischen, vielleicht mit wechselnden Themen: “Was hat sich bei mir diese Woche verändert?”
Das Prinzip stammt aus dem Design Thinking, wo Räume gezielt Emotionen, Perspektivwechsel und Selbstwirksamkeit fördern.
e) Transparente Kommunikation über Veränderung
Psychologisch wie auch soziologisch ist es wichtig, dass Veränderung in Organisation nicht „verordnet”, sondern gemeinsam reflektiert wird.
- Eine interne Mini-Kampagne oder ein Blog im Intranet, in dem Mitarbeitende erzählen, was sie beim Clean Desk gelernt oder gespürt haben, kann viel bewirken.
- So wird die Transformation sozialer und greifbarer und damit ein kollektives Lernprojekt, nicht nur eine sterile Policy.
f) Digitale Nachfolger für analoge Erinnerungen
Wenn Postkarten, Andenken oder Notizen verschwinden, könnte ein digitales System diese Rolle übernehmen:
- Eine interne App oder Plattform, auf der Teams ihre Erinnerungen, Zitate, witzige Projekterlebnisse festhalten.
- Oder eine visuelle “Memory Wall“, die automatisch auf großen Screens im Office rotiert.
Das ersetzt nicht das Echte, aber es schafft emotionale Kontinuität im Wandel.
g) Coaching-Momente im Wandel
Viele Organisationen unterschätzen, dass auch kleine Veränderungen (wie das Entfernen eines vertrauten Arbeitsplatzes) emotionale Reaktionen auslösen können. Bereits der Sozialpsychologe Kurt Lewin zeigte in seiner Field Theory in Social Science (1951), dass Veränderung nur gelingt, wenn bestehende Routinen emotional „aufgetaut” werden, bevor Neues etabliert werden kann. Seine klassischen Phasen des Wandels, Unfreeze, Change, Refreez, sind wahrscheinlich einigen von Ihnen bekannt. Ein begleitendes Coaching oder moderierte Gesprächsrunden können helfen, genau das bewusst zu machen:
- “Was bedeutet Ordnung für mich?”
- “Wie verändert ein flexibler Arbeitsplatz meine Rolle im Team?”
Das ist gelebtes Change Management, und zwar Transformation mit Empathie.
Agilität braucht Verankerung – auch beim Flex Desk
Flexibilität ist kein Selbstzweck. Sie funktioniert nur, wenn Menschen sich in ihr wiederfinden. Wie die Harvard-Professorin Amy Edmondson in The Fearless Organization (2018) betont, basiert erfolgreiche Zusammenarbeit auf psychologischer Sicherheit, d.h. dem Vertrauen, sich zeigen zu dürfen, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen. Räume, die wandelbar und zugleich bedeutungsvoll sind, schaffen genau diese Balance zwischen Offenheit und Identität.
Vielleicht ist die Zukunft der Arbeit eine, in der persönliche Gegenstände wieder ihren Platz finden dürfen. Und das nicht, weil sie nostalgisch sind, sondern weil sie Verbindung und auch Verbindlichkeit schaffen.
Wenn man beim Flex Desk den Gedanken “Verbindung trotz Flexibilität” ernst nimmt, kann man sehr konkret darüber nachdenken, wie persönliche Identität auch in flexiblen, geteilten Arbeitsumgebungen ihren Ausdruck finden kann. Nachfolgend ein paar Ideen aus Design, Architektur und Organisationspsychologie.
| Gestaltungsidee | Beschreibung |
| Variable, digitale Bilderrahmen | Mitarbeitende loggen sich per RFID oder NFC ein, und digitale Bilderrahmen zeigen persönliche Motive oder Teamprojekte. Clean Desk – Personal Touch. |
| Modulare “Identity Cubes” | Kleine transportable Boxen mit persönlichen Symbolen, Farben oder Gegenständen. Sie schaffen sichtbare Individualität, ohne Raum zu blockieren. |
| Digitale Profile im Raum | Smarte Gebäude erkennen Personen und passen Licht, Temperatur oder Monitoranordnung an. Schaffung einer personalisierten Temporär-Identität durch Technologie. |
| “Memory Walls” für Teams | Analoge oder digitale Wände, die Geschichten erzählen: Projekte, Erfolge, Zitate. Sie fördern kollektive Identität in fluiden Organisationen. |
| Natürliche Marker | Pflanzen, Duft oder Farbkonzepte als subtile Identitätsmarker. Pflanzen steigern Zugehörigkeitsgefühl und Motivation. |
| Personalisierte akustische Umgebungen | Soundscapes, die sich individuell anpassen – von Ambient-Sounds bis zu Team-Stimmen. |
| Storytelling in der Raumgestaltung | QR-Codes oder wechselnde “Mottos des Monats” lassen Räume lebendige Geschichten erzählen. |
Und nun?
Die Zukunft der Arbeit wird nicht dadurch menschlicher, indem sie statisch bleibt, sondern dadurch, dass sie Wandel mit Bedeutung füllt. Persönlichkeit und Zugehörigkeit sind keine Relikte analoger Zeiten, sondern Ressourcen für Innovation und Identifikation.
Dabei kann ein “Clean Desk” befreiend wirken wenn er nicht als Verlust, sondern als Einladung verstanden wird. Eine Einladung, das Wesentliche zu behalten: Fokus, Ruhe und die persönliche Verbindung zur eigenen Arbeit. Vielleicht ist “Clear Mind” also weniger das Ergebnis eines aufgeräumten Tisches, sondern das Resultat einer bewusst gestalteten, sinnhaften Beziehung zwischen Mensch, Raum und Aufgabe.
Auch bei mir steht ein “Clean-up” an, sowohl im Büro als auch im Home Office. Vielleicht ist das der kleine symbolische Schritt, den wir alle von Zeit zu Zeit brauchen, um den großen Wandel greifbarer zu machen.
Denn Veränderung ist nicht nur eine organisatorische oder digitale Herausforderung. Sie ist immer auch eine menschliche Erfahrung mit allen Facetten zwischen Loslassen und Neuanfang.
Wie erleben Sie die Veränderung Ihrer eigenen Arbeitsumgebung? Fühlen Sie sich freier, produktiver oder fehlt Ihnen manchmal der persönliche Anker im Büroalltag? Teilen Sie Ihre Gedanken gern in den Kommentaren auf LinkedIn.
Quellenverzeichnis
Tuan, Y.-F. (1977). Space and Place: The Perspective of Experience. Minneapolis: University of Minnesota Press.
Venturi, R., Scott Brown, D., & Izenour, S. (1977). Learning from Las Vegas: The Forgotten Symbolism of Architectural Form. Cambridge, MA: MIT Press.
Kaplan, R., & Kaplan, S. (1989). The Experience of Nature: A Psychological Perspective. Cambridge: Cambridge University Press. Google Books
Edmondson, A. (2018). The Fearless Organization: Creating Psychological Safety in the Workplace for Learning, Innovation, and Growth. Hoboken, NJ: Wiley.
Lewin, K. (1951). Field Theory in Social Science: Selected Theoretical Papers. New York: Harper & Row. online verfügbar
Gensler Research Institute. (2023). Workplace Survey 2023. San Francisco: Gensler. online verfügbar
Saxbe, D. E., & Repetti, R. L. (2010). No Place Like Home: Home Tours Correlate With Daily Patterns of Mood and Cortisol. Personality and Social Psychology Bulletin, 36(1), 71-81. online verfügbar
Schlagwörter: Flex Desk, Clean Desk Policy, New Work, Arbeitsplatzgestaltung, Identität im Büro, Arbeitskultur, Change Management, Organisationspsychologie, Mindful Desk, Büro der Zukunft, Emotionale Transformation, Raum und Identität, Bürodesign, Umweltpsychologie, Arbeitswelten Wandel, Hybrid Work, Bauwirtschaft, Mensch und Raum, Digitale Arbeitsumgebungen
Diesen Beitrag zitieren: Karl, C. [Christian K. Karl]. (2025). Flex Desk und Identität: Wie Arbeit ihren Sinn behält [Blog-Beitrag]. 19.11.2025. BauVolution, ISSN 2942-9145. online verfügbar
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ein Flex Desk ist ein Arbeitsplatz, der nicht dauerhaft einer Person zugeordnet ist. Mitarbeitende wählen täglich oder projektbezogen, wo sie arbeiten möchten. Diese flexible Lösung spart Flächenkosten, fördert Kollaboration und passt sich modernen Arbeitsmodellen wie Hybrid Work an.
Ein persönlicher Schreibtisch war lange Symbol für Zugehörigkeit und Identität. Wenn Fotos, Pflanzen oder persönliche Gegenstände fehlen, geht oft auch ein Gefühl von Verankerung verloren. Studien aus der Umwelt- und Organisationspsychologie zeigen, dass Menschen emotionale Bindungen zu ihren Arbeitsumgebungen aufbauen.
Mitarbeitende sollten trotz Flex Desk persönliche Ausdrucksmöglichkeiten haben. Digitale Bilderrahmen, modulare „Identity Cubes“, Memory Walls oder Pflanzen als Teammarker können Individualität schaffen, ohne das Raumkonzept zu stören. So entsteht Verbindung trotz Wandel.
Der Mindful Desk ist ein weiterentwickeltes Konzept des Clean Desk. Er steht für bewusste Gestaltung, Konzentration und Achtsamkeit statt sterile Ordnung. Kleine visuelle oder natürliche Elemente – etwa Pflanzen, Licht oder Zitate – fördern Wohlbefinden und Fokus im Arbeitsalltag.
Laut Amy Edmondson (Harvard) ist psychologische Sicherheit entscheidend für erfolgreiche Teams. Mitarbeitende müssen das Gefühl haben, sie selbst sein zu dürfen – auch in flexiblen Arbeitsumgebungen. Räume, die Individualität zulassen und emotionale Stabilität fördern, stärken diese Sicherheit.
Dr.-Ing. Christian K. Karl ist Bauingenieur, Fachdidaktiker und Experte für die digitale Transformation in der Bau- und Immobilienwirtschaft. Er leitet die Fachdidaktik Bautechnik an der Universität Duisburg-Essen und forscht zu BIM, Künstlicher Intelligenz, Future Skills und Resilienzbildung in der Bau- und Einsatzpraxis. Zudem ist er Vorsitzender des Richtliniengremius VDI/bS 2552 Blatt 8 zur BIM-Qualifizierung. Neben seiner akademischen Tätigkeit engagiert er sich ehrenamtlich in der DLRG sowie als Berater und Coach für digitale Transformationsprozesse. Auf BauVolution.de verbindet er wissenschaftliche Expertise mit praxisnahen Einblicken. Abseits der Forschung ist er Familienvater, Filmenthusiast, Taucher, Fallschirmspringer und Motorsport-Fan.
